Zum Jahresende ist es sinnvoll, sich Gedanken über die vergangenen zwölf Monate zu machen und sich darauf zu besinnen, was in der nahen Zukunft vielleicht zu erwarten sein wird.
Für Hausverwalter war 2012 ein „Jahr der Vorschriften“. Wie schon 2011 brachte auch 2012 eine Flut von neuen Gesetzen und Vorschriften, mit wesentlichen Auswirkungen auf die tägliche Arbeit. Ein Kollege überlegt inzwischen, seine Firma in „Erfüllungsstelle für hoheitliche Aufgaben“ umzubenennen.
So wurde die Trinkwasser-Verordnung im Hinblick auf Legionellenbelastungen verschärft. Dies hatte für uns die Folge, dass wir zunächst eruieren mussten, für welche der verwalteten Objekte diese Verordnung überhaupt gilt. Dann mussten Dienstleister gefunden werden, die in der Lage waren, entsprechend Proben zu nehmen und auszuwerten. Nachdem wir dies alles erledigt hatten, mussten wir im November nun feststellen, dass der Gesetzgeber das Gesetz wieder geändert hat und nunmehr nur noch ein dreijähriger Prüfzyklus vorgesehen ist. Also müssen wir alle bereits abgeschlossenen Verträge 2013 neu verhandeln. Wobei diese Änderung nicht aus Rücksicht auf die Vermieter oder Mieter erfolgte, sondern einzig dem Umstand geschuldet war, dass die Ämter mit dem Gesetz überlastet waren. Rechtssicherheit sollte anders aussehen.
Dann griff noch die x-te Veränderung der Heizkostenverordnung: Mit der Folge, dass in allen Objekten mit zentraler Erwärmung weitere Zähler am Hauptstrang eingebaut werden mussten. Wer dies als Eigentümer verpasst hat, geht nunmehr das Risiko ein, dass seine Heizkostenabrechnung formell fehlerhaft ist und damit nicht auf die Mieter umgelegt werden kann. Allerdings erschließt sich der Sinn dieses Zählers nicht unbedingt. Abgesehen davon, dass er für Mehreinnahmen bei den Ableseunternehmen sorgt und die Mieter mit weiteren Kosten belastet, verteilt er nur „noch gerechter“ eine höhere Summe Kosten auf alle. Weniger wird hierdurch nicht verbraucht. Insofern kann man wohl sagen: „Jetzt verteilen wir mehr, noch gerechter.“
Dann war da noch die „VG Media“. Die privaten TV-Anbieter haben realisiert, dass sie berechtigt sind, Gebühren für Ihr Angebot von Kabelnetzbetreibern einzufordern. Ärgerlich für die Grundeigentümer war nur, dass im Gesetzestext eben auch sie als potentielle Kabelnetzbetreiber identifiziert wurden und nicht nur „Kabel Deutschland“ oder andere Anbieter. Also durften wir für jedes Verwaltungsgrundstück einen zweiseitigen Fragebogen ausfüllen, die Rechnung unseres Netzbetreibers kopieren (lieber wäre der VG Media noch der achtseitige Vertrag gewesen) und alles fristgerecht unter Angabe unserer Mitgliedsnummer im Grundeigentümerverein (sonst gibt es keinen Rabatt), an die VG Media schicken. Natürlich alles zu einem bestimmten Stichtag. Aufgrund der zu erwartenden totalen Überlastung ist offen, wann wir gegebenenfalls mit umlegbaren Bescheiden zu rechnen haben. Das Problem für unsere Grundeigentümer: Solche rückwirkenden Kosten bekommen wir nicht mehr wirksam in die Abrechnungen hinein. Auch wenn wir natürlich diese neue Kostenart in den Betriebskosten jedem Mieter vorher schriftlich und einzeln angekündigt hatten. Es bleibt abzuwarten, was sich hier noch ergibt.
Diese drei Beispiele zeigen, welcher „stillen“ Regulierungswut Grundeigentümer ausgesetzt sind. Schwierig finden wir dabei, dass diese Regelungen immer mit Mehrkosten im Bereich der Betriebskosten verbunden sind, die Politik diese auch hartnäckig mit Begriffen wie Verteilungsgerechtigkeit, Verbraucherschutz oder Schutz von Gesundheit und Leben verteidigt, sich aber auf der anderen Seite über die ständig steigenden Mieten beschwert. An dieser Stelle wird dann immer auf die „habgierigen Vermieter“ gezeigt. Dabei wird übersehen, dass alle bisher neu eingeführten technischen Mess- und Warneinrichtungen wie zum Beispiel Kaltwasserzähler, Heizkostenverteiler, Rauchwarnmelder und Warmwasserzähler, zu einer Steigerung der Warmmieten von jenseits einem Euro pro Quadratmeter Wohnfläche im Monat geführt haben. Ob es das wert war, darf im Einzelfall bezweifelt werden. Auch darf man nicht vergessen, dass Grundeigentümer, die diese Regeln nicht befolgen, mit durchaus ernst zu nehmenden Folgen in wirtschaftlicher oder gar strafrechtlicher Hinsicht zu rechnen haben. Für uns Hausverwalter wird es eine zunehmende Herausforderung, hier den Überblick zu behalten und die gesetzlichen Regelungen mit Augenmaß im Sinne unserer Mandanten umzusetzen. Wenn dann politische Entscheidungen auch noch innerhalb von wenigen Monaten wieder revidiert werden, wird es gänzlich unmöglich, sachgerecht zu entscheiden. Aber eben aus diesem Grund setzen wir auf konsequente Fortbildung unserer Mitarbeiter und lassen diese regelmäßig an Seminaren teilnehmen.
Was erwartet unsere Kunden noch in 2013? Was wir bislang vermeintlich sicher wissen ist, dass der Grenzwert für Blei in Trinkwasser zum 01.12.2013 dramatisch abgesenkt wird. Bleibt es dabei, müssen praktisch alle Bleileitungen in Deutschland bis zum 01.12.2013 aus den Gebäuden entfernt werden. Wie komplex dies in einem Mehrfamilienhaus aus dem Baujahr 1917 mit fünf Vollgeschossen und vier bis sechs Leitungssträngen werden kann, vermag sich der Laie kaum vorzustellen. Wer weiß schon genau, welche Wohnung Wann und Wie saniert wurde. Auch ist noch nicht klar, ob Mieter, welche die Bäder vor Jahrzehnten selbst einbauten und dabei nicht die Bleileitungen ausgetauscht haben, in Regress genommen werden können oder den Einbau neuer Bäder dulden müssen.
Damit uns über diesem Thema nicht langweilig wird, wird in 2013 noch die neue Single European Payment Area (SEPA) eingeführt. Um die eigentlich gute Idee eines einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrs umzusetzen, wurde SEPA beschlossen. Als Verwalter, die wir die Mieten per Lastschrift einziehen, bedeutet es für uns, dass wir jede gespeicherte Bankverbindung in eine BIC und IBAN umrechnen müssen. Ferner muss unsere Hausverwaltungssoftware angepasst und eine elektronische Mandatsverwaltung eingerichtet werden. Anschließend müssen wir alle Mieter darüber schriftlich informieren, dass wir auf SEPA umstellen und mitteilen, welche Beträge wir erstmals und nachfolgend einziehen werden. Bei größeren Hausverwaltungen arbeiten an diesem Thema bis zu 5-köpfige Projektteams. Der einzelne Grundeigentümer, der seine Verwaltung noch selbst macht, wird hiervon wohl erst am 01.02.2014 etwas merken. Nämlich dann, wenn er keine Überweisungen mit alten Bankverbindungen mehr tätigen kann oder keine Lastschrift eingelöst wird. Nach einer aktuellen Umfrage haben sich bisher erst 25% der Betroffenen darüber informiert, was SEPA bedeutet.
Ferner wird uns in formeller Hinsicht noch die Umsetzung eines BGH-Urteils zur Abgrenzung von Heizkosten beschäftigen. Seit diesem Urteil ist es nicht mehr zulässig, Heizkostenabrechnungen zu erstellen, welche ausschließlich auf Vorauszahlungen oder Hochrechnungen von Verbräuchen beruhen. Also muss der Vertrag mit dem Ableseunternehmen entweder so gestaltet sein, dass er z.B. genau die Laufzeit hat, wie der Vertrag mit dem Versorgungsunternehmen (Gas / Fernwärme) oder es müssen Zwischenablesungen und Zwischenabrechnungen vorgenommen werden. Misslich ist nur, dass sich viele Versorgungsunternehmen genau gegen Letzteres wehren. Dann bleibt für den Eigentümer, bei vom Zeitraum der Betriebskostenabrechnung differierenden Heizkostenzeiträumen, nur die Möglichkeit zwei Abrechnungen im Jahr zu erstellen und zu verschicken. Also zum Beispiel im März 2013 die Abrechnung der „kalten“ Betriebskosten 2012 und dann im August 2013 die Abrechnung für zum Beispiel die Heizperiode 30.06.2012 bis 30.06.2013. In allen anderen Fällen kann natürlich auch der Vertrag mit dem Ablesedienstleister umgestellt werden. Die hierfür anfallenden Kosten, welche durch den Grundeigentümer zu tragen sind, betragen in der Regel 25% der normalen Abrechnungskosten. Weitere 25% tragen dann die Mieter. Es geht eben nichts über Verteilungsgerechtigkeit… Alle Grundeigentümer, die dies nicht beachten, laufen Gefahr, dass ihre Abrechnung formell unwirksam wird und die Mieter folglich keine Nachzahlungen zu leisten haben. Der Anspruch der Mieter auf Auszahlung von Guthaben bleibt aber natürlich bestehen.
Nun zum Mietenspiegel: Nachdem in 2011 der Versuch gescheitert war, eine energetische Komponente in den Hamburger Mietenspiegel einzubauen, soll dies 2013 nun gelingen. Wir durften daher bereits in diesem Jahr für viele Verwaltungsobjekte Baujahr, Nutzfläche und Energiekennwert an die Analytiker melden. 2013 werden wir dann wahrscheinlich noch rund 200 konkrete Wohnungen in die Analyse „einliefern“ dürfen. Natürlich verursacht dies ebenfalls Aufwand. Andererseits bekommen wir dafür aber auch – wahrscheinlich im Oktober oder November – einen neuen Mietenspiegel und können unter Umständen Mieterhöhungen durchsetzen. Wir sind auf die Entwicklung gespannt, da sich nach den Grundsätzen der Statistik so langsam auch die ehemaligen Neuvertragsmieten aus 2008 ff in den Baujahren nach 1950 niederschlagen müssten. Dies könnte auch in den Klassen, die bislang vom ehemaligen sozialen Wohnungsbau dominiert niedrig waren, zu steigenden Mittelwerten führen. Ob diese Erhöhungen dann jedoch auch durchsetzbar sind, bleibt offen.
Natürlich haben wir 2012 auch alle Gasverträge neu vergeben. Nach einem erfolgreichen Pooling aller unserer Verwaltungen haben wir uns sehr darüber gefreut, dass wir im Interesse von Mietern und Grundeigentümern günstige, langfristige Konditionen abschließen konnten. Außerdem sind wir seit 2012 komplett „EON-frei“, was wiederum unsere Mitarbeiter sehr gefreut hat. Endlich keine endlosen Warteschleifen mehr, keine unpersönlichen, sinnentleerten unverständlichen Antwortschreiben eines Computers auf unsere Briefe und vor allem richtige Rechnungen. Dies war tatsächlich eine der wenigen guten Entbürokratisierungen. Von unserem neuen Lieferanten bekommen wir übrigens auch Zwischenabrechnungen. Wir danken den Stadtwerken Barmstedt.
2012 hat uns noch ein weiteres Thema in der Verwaltung beschäftigt: die Instandhaltung der Objekte. Aufgrund der angespannten Finanzmärkte haben sich viele unserer Kunden entschieden, ihr Erspartes in die Immobilien zu investieren. Dies hatte zum Teil umfangreiche interne Arbeitsaufwände zur Folge, die wir jedoch gern eingesetzt haben. Wir gehen davon aus, dass uns dieses Thema auch 2013 weiter bewegen wird. Wir bauen neue Heizungsanlagen, modernisieren Wohnungen und Leitungsnetze, dämmen Dächer, tauschen Fenster und setzen eine Vielzahl weiterer Maßnahmen im Interesse unserer Mandanten um. Alle diese Maßnahmen führen zu Werterhalt und machen unsere Verwaltungsobjekte noch konkurrenzfähiger. Für die Kunden ist dies vielfach auch mit steigenden Erträgen verbunden.
Das vergangene Jahr war auch ein Jahr, in dem sich der Generationenwechsel bei den Eigentümern ankündigt. Auch dieses Thema wird sich 2013 wohl fortsetzen. Viele unserer älteren Mandanten haben sich entschieden, die Führung und das Eigentum der Objekte auf ihre Kinder zu übertragen. Dabei haben wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite gestanden. Sei es, dass wir geholfen haben sinnvolle, praxiserprobte GbR-Verträge zu entwickeln oder wir für unsere Mandanten Gespräche mit Steuerberatern geführt haben. Selbstverständlich hat hierbei auch unser Netzwerk von Juristen, Steuerberatern und Architekten maßgeblich geholfen, die Wünsche unserer Mandanten umzusetzen.
Bleibt noch die Neuakquise von Kunden zu erwähnen. Auch hier waren wir 2012 erfolgreich. Wir stellen fest, dass ein hoher Bedarf nach professioneller Begleitung besteht und das viele „Neueigentümer“ realisieren, dass es eben doch nicht so einfach ist, ein Zinshaus alleine zu verwalten. Auch kommen viele „alte Hasen“, die es bislang gut gemeistert haben, altersbedingt an einen Punkt, an dem sie die Anfragen der Mieter und deren Anforderungen nicht mehr bedienen können oder wollen. Gerade die zunehmende Flut von E-Mail, gern auch mal am Freitagabend um 21:00 Uhr in das iPhone diktiert, wird als äußerst lästig empfunden. Dies geht unseren Mitarbeitern emotional nicht unbedingt anders, aber wir sind im Zweifel auf diese Entwicklung eingestellt und können damit umgehen. Aber auch wir stellen fest, dass der Trend weg vom Gespräch hin zu einer schnellen, unpersönlichen Mail geht. Das hat ein wenig davon, Verantwortung zu delegieren oder sich von persönlichen Diskussionen bzw. eventuell unangenehmen Rückfragen frei zu machen. Ist dies menschlich verständlich, führt es gelegentlich doch zu unangenehmen Missverständnissen und einer Oberflächlichkeit, die wenig sachdienlich ist. Wir stellten aber auch fest, dass einige potentielle Neukunden den Aufwand einer guten und individuellen Verwaltung unterschätzen. Wir sind in einigen Fällen mit Preisvorstellungen der Interessenten konfrontiert worden, bei denen wir maximal 3-5 Stunden im Monat hätten aufwenden können. Dies ist bei der gleichzeitig gewünschten, individuellen Betreuung der Mandanten und Mieter sowie einer ordnungsgemäßen Erfassung aller Zahlungsvorgänge jedoch nicht realistisch umzusetzen. Wir möchten uns daher bei allen Mandanten bedanken, die es uns ermöglichen, unseren Mitarbeitern ihrer Qualifikation entsprechende, sachgerechte Gehälter zu zahlen und die den notwendigen Zeitaufwand einer individuellen Betreuung honorieren. Als Fazit kann man festhalten, dass 2012 für Hausverwaltungen ein spannendes Jahr war und das auch 2013 von neuen Herausforderungen gekennzeichnet sein wird.
Wir sehen 2013 optimistisch und gut vorbereitet entgegen und wissen, dass wir in der Lage sein werden, die Wünsche unserer Kunden umzusetzen.
Oliver Moll