Leider hapert es am Markt manchmal jedoch schon an den Verwaltungs-Grundbegriffen, einem ordentlichen Bürobetrieb oder wesentlichen Kriterien die ein gut geführtes Büro erfüllen sollte. Fünf Aufgabenbereichen haben wir nachfolgend kurz umrissen, um darzulegen, was diese Grundbegriffe unserer Meinung nach sind.
1. Geordneter Bürobetrieb
Basis für alle Tätigkeiten ist ein geordneter Bürobetrieb, ein fachlich gut ausgebildeter Mieterstamm und eine ausreichende Personaldecke, um auch im Fall von Krankheit und Urlaub stets eine gleich bleibende Qualität abliefern zu können.
• Gut erreichbare, ordentliche und aufgeräumte Büroräume • Ordnungsgemäße Aktenführung je Mieter, Aufbewahrung aller Akten und Vorgänge in sachgerechter und geordneter Form
• Führung und Archivierung der grundstücksbezogenen Objektunterlagen und Verträge
• Einhaltung des Geldwäschegesetztes, Verpflichtung der Mitarbeiter auf den Datenschutz
• Externe, sichere Archivierung von Daten und Altakten, datenschutzrechtlich einwandfreie Entsorgung von Altakten, Sicherung von Büro und Daten gegen unbefugte Zugriffe
• Notfallkonzept im Falle der Zerstörung der EDV oder dem Verlust der Akten durch z.B. Feuer
• Versicherung des Verwalters gegen: Vermögensschäden, Haftpflicht, Hausrat (Büro), Elektronikversicherung und Vertrauensschäden (das gibt es nur bei IVD Mitgliedern = Versicherung gegen Betrug durch den Verwalter oder dessen Mitarbeiter, also grob fahrlässige oder vorsätzliche verursachte Vermögensschäden)
• Anbindung an Auskunfteien wie Schufa, Bürgel oder Creditreform für laufende Bonitätsprüfungen
• Sicherstellung der Erreichbarkeit durch ordentlichen Bürobetrieb mit ausreichenden Telefon- und Mitarbeiterkapazitäten
• Ordentliches Auftreten durch fach- und sachgerecht ausgebildete Mitarbeiter bezogen auf die jeweiligen Aufgaben
• Laufende Schulung und Weiterbildung des Personals
• Verwendung moderner Bürokommunikationssoftware und Einsatz einer zertifizierten Hausverwaltungssoftware
• Ausreichend geplante Zeit für Außendienste bei den Mitarbeitern, damit diese die verwalteten Objekte auch kennen und vor Ort betreuen können
• Schriftlich festgelegte Prozessabläufe und Arbeitsrichtlinien für Kernprozesse einer Verwaltung
2. Vermietung
Mit dem richtigen Mietermix und der marktgerechten Neuvermietung von freiwerdenden Wohnungen lässt sich der Wert eines Zinshauses nachhaltig steigern. Aber auch das richtige Verhältnis zu den Mietern ist entscheidend. Ein guter Hausverwalter hat vieles im Blick:
• Protokollierte Rücknahme und Übergabe von Wohnungen
• Kontrolle der Bonitäten von Wohnungsbewerbern
• Vermietung der Wohnungen unter Berücksichtigung der strategischen Ausrichtung des Kunden
• Erstellen von Mietverträgen
• Zeitnahe Abrechnung der Nebenkosten gegenüber den Mietern
• Durchführung von Mieterhöhungen nach Index, Staffel oder Mietenspiegel
• Planung und Durchführung von Modernisierungsmieterhöhungen
• Zeitnahes schriftliches und telefonisches Mahnwesen gegenüber Mietern, umgehende Kündigung von Mietverhältnissen bei Zahlungsverzug
• Abwicklung von Übergaben und Rücknahmen
• Durchsetzung von Ansprüchen bei mangelhaften Schönheitsreparaturen
• Mediation zwischen Vermietern und Mietern, Führung von unumgänglichen Mietrechtstreitigkeiten oder anderen Prozessen
• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
3. Wirtschaftliche Verwaltung
Immobilienverwaltung ist mehr als das bloße Verbuchen der Mieteinnahmen:
• Trennung der Verwaltungs-Mietkonten (Treuhandkonten) von den Firmenkonten. Dabei müssen der Bank die Treugeber bekannt gegeben sein, um die Verwaltungskonten wirksam vor einer Insolvenz des Verwalters zu schützen
• Sicherstellung der korrekten Kautionsanlage der Mieter, getrennt vom Vermögen des Verwalters und des Grundeigentümers
• Sicherstellung, dass alle umlagefähigen Kosten erfasst und korrekt abgerechnet werden
• Nach Kompetenzen vom Tagesgeschäft getrennte Buchhaltung zur ordentlichen, taggenauen und täglichen Erfassung aller Zahlungsvorgänge
• Schnelles und konsequentes Mahnwesen – das setzt voraus, dass täglich gebucht wird
• Verständliche, zeitnahe monatliche oder quartalsweise Abrechnung gegenüber dem Grundeigentümer (innerhalb von 10 Werktagen)
• Archivierung und Aufbewahrung der Rechnungen für steuerliche Zwecke und unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben zu Aufbewahrungspflichten
• Aufbereitung der Zahlen in einer für steuerliche Zwecke geeigneten Form
• Beachtung von mehrwertsteuerlichen Themen in der Buchhaltung und Rechnungslegung
• Ausreichende und sachgerechte Versicherung des Objektes sicherstellen, Umfang und Inhalt der Versicherungen regelmäßig prüfen
• Durchsetzung und Abwehr von rechtlichen Ansprüchen gegen Dritte (Mieter, Versorger, Handwerker, Behörden)
• Beurteilung von juristischen Sachverhalten aus Baurecht, Mietrecht, Versicherungsrecht, Nachbarschaftsrecht und Gewährleistungsrecht
• Sicherstellung von Notdiensten im Grundstück
• Bündelung von Versorgungsverträgen zur Kosteneinsparung oder Qualitätsverbesserung
• Überwachung und Begleichung von laufenden Verbindlichkeiten
• Planung des Finanzbedarfs aus größeren Maßnahmen
• Klärung von Finanzierungen und Förderungen
4. Technische Verwaltung
Wenn bei der Instandhaltung gezielt investiert wird, lassen sich die Erträge eines Zinshauses steigern. Gute Verwalter entwickeln dafür ganzheitliche Instandhaltungskonzepte:
• Regelmäßige Prüfung und Optimierung aller grundstücksbezogenen Verträge auf Preis, Leistung und Inhalt
• Individuell auf die Strategie des Eigentümers abgestimmtes Instandhaltungsmanagement
• Koordination der Wartung aller technischen Anlagen und Sicherstellung entsprechender Verträge für die Anlagen
• Planung, Begleitung und Koordination von Baumaßnahmen
• Ausschreibung von Baumaßnahmen, sachgerechte Auswahl von Handwerksbetrieben
• Ankündigung von Baumaßnahmen gegenüber Mietern
• Unterstützung bei Bauabnahmen
• Abschluss von Bauverträgen nach VOB oder BGB
• Bündelung von Gewerken und Aufträgen zur Erreichung von Einsparpotentialen
• Kontrolle und laufendes Benchmarking von Kosten und Qualität der eingesetzten Handwerker und Dienstleister
• Überwachung und Einhaltung der brandschutzrechtlichen oder baurechtlichen Bestimmungen
• Nachhalten von Gewährleistungsansprüchen
5. Eigentümervertretung
Ein guter Verwalter nimmt dem Eigentümer nicht nur Arbeit ab, sondern vertritt ihn auch gegenüber Dritten und meldet sich regelmäßig bei ihm:
• Regelmäßige Kommunikation und Bericht an den Grundeigentümer
• Überwachung der Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten des Grundeigentümers
• Vernetzung mit Anwälten, Architekten, Steuerberatern, Ingenieuren
• Begleitung bei Gesprächen mit Banken
• Beratung in der Organisation von Gemeinschaften – Macht gegebenenfalls ein Gesellschaftervertrag in einer BGB Gesellschaft Sinn?
• Unterstützung in steuerlichen Fragen
• Fachkundige und zielgenaue Aufbereitung von Objektunterlagen für verschiedene Zwecke
Sicher ist diese Liste weder abschließend noch erhebt sie darauf einen Anspruch. Sicher ist aber, dass ein guter Verwalter dies alles sicherstellen sollte, damit er sich als professionell bezeichnen darf.
Sachwerte brauchen zwar vor allem Sachverstand, aber sie brauchen auch eine sicher organisierte Verwaltung.